Você sabe o que é um databook e como ele pode ser utilizado na construção civil para trazer melhores resultados? Já usa essa ferramenta nos projetos desenvolvidos pela sua empresa?
Neste post, você vai aprender o que é um databook, qual a sua importância e o que é necessário para montar um databook!
O que é databook?
Um databook é, literalmente, uma espécie de livro, eletrônico ou não, que conta com diversas informações relacionadas a uma obra. Ele reúne todos os documentos e arquivos importantes, do início ao fim da obra, em um único local. Facilita o acesso e a busca por dados específicos.
Com o desenvolvimento tecnológico, essa tarefa é ainda mais fácil e os databooks digitais são uma ótima alternativa. Mas, como os tradicionais físicos, sua elaboração precisa envolver os setores técnico, comercial e de qualidade da obra – somente assim será possível fornecer uma visão 360º do empreendimento.
As empresas de grande porte, como multinacionais, costumam exigir o databook ao contratar uma prestação de serviço, garantindo a conformidade de tudo o que está sendo feito.
Qual a importância de um databook?
Na construção civil, os databooks são fundamentais. Como esse é um material extenso e detalhado, é possível encontrar todas as informações necessárias para conhecer os processos empregados a cada etapa da obra.
O cliente, por exemplo, pode consultá-lo sempre que houver necessidade de manutenção, reformas, ampliações ou recuperação dos dados relativos à construção. Desta forma, o Databook acaba sendo útil por todo o ciclo de vida do prédio: desde a construção até a sua completa demolição.
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Mas, para que ele tenha sucesso, é necessário que a sua construção leve em conta uma estratégia que tenha como ponto principal a padronização. Essa estruturação é especialmente válida principalmente quando as empresas de engenharia e construção possuem times diferentes responsáveis pelos projetos.
A partir do momento que os databooks são desenvolvidos a partir do mesmo modelo, evitam-se informações desencontradas e a incoerência nos dados que poderiam gerar retrabalho.
Com um databook, sua empresa garante o fluxo dos processos, além de mostrar mais credibilidade e profissionalismo para os clientes atendidos, gerando aumento no nível de satisfação. O acompanhamento por meio do databook também ajuda a evitar atrasos e o extravio de documentos.
No caso dos databooks digitais, temos a centralização das informações em um ambiente online, maior segurança, pois o banco de dados é protegido, fácil acesso ao conteúdo do databook, integração com os documentos, mais agilidade, redução de custos e de burocracia.
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3 vantagens da utilização dos databooks
- Agrupa todos os dados mais importantes da obra em apenas um repositório, minimizando informações desatualizadas;
- O databook é fundamental para consulta diante de uma dúvida, assim como na hora de procurar uma informação e organizar todos os processos realizados dentro do projeto;
- Redução da possibilidade de erros, já que os dados podem ser consultados quando for necessário.
Como montar e o que deve conter um databook?
Em primeiro lugar, para montar um databook a equipe envolvida deve armazenar as versões finais de todos os documentos referentes à prestação do serviço.
A organização do databook vai depender do método mais adequado para a empresa e para o cliente, podendo variar. Até o momento, não existe um padrão normativo que regulamente a estrutura do databook.
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Além disso, é imprescindível que o databook seja acessível e, ao mesmo tempo, considere as principais medidas de segurança de informação. Uma dica é usar um bom software de gestão que faça o armazenamento de todas as informações relevantes na nuvem.
Na maioria das vezes, o databook é estruturado em capítulos. Cada parte pode ser estruturada em pastas físicas ou um arquivo eletrônico.
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As dificuldades na estruturação de um databook
Ao montar um databook, sua empresa pode enfrentar dificuldades. Conheça algumas abaixo:
- Ausência de dados e requisitos da documentação;
- Dificuldades em priorizar e cumprir prazos;
- Ausência da assinatura do inspetor responsável;
- Falta de conhecimento e metodologia adequados para fazer a gestão do databook;
- Armazenamento sem observação dos requisitos de segurança;
- Falta de digitalização de todos os documentos recebidos;
- Falta de um formato adaptável para diferentes dispositivos;
- Ausência de software para ajudar na montagem e organização.
Cabe salientar que tão importante quanto a divisão do databook é a forma como ele é redigido. Quanto mais elaborado e atraente, mais interessante seu negócio se tornará para o mercado.
Redação: Construmarket