O preenchimento das fichas de verificação de materiais, também conhecidas como FVM, é uma atividade rotineira dentro dos canteiros de obras.
Com esse documento, é possível validar se o material entregue está ou não em conformidade com a especificação exigida em norma ou especificada em projeto e rastrear o que foi comprado, recebido e utilizado na obra.
A seguir, entenda o que é uma FVM, como preenchê-la e, principalmente, como digitalizá-la!
O que é uma ficha de verificação de material e qual a sua importância?
Trata-se de uma ferramenta usada para verificar a conformidade e facilitar o rastreamento dos materiais que chegam na obra.
Esse documento é preenchido à mão ou em smartphones e tablets no ato de entrega do insumo.
Ele contém um checklist com todos os principais critérios a serem observados para a aceitação dos materiais, tais como: aspecto superficial, dimensões, esquadro e quantidades.
Quando esses quesitos são devidamente verificados, é possível impedir a entrada de produtos não conformes que podem ocasionar patologias e falhas graves. Ou seja, sem a FVM, não dá para garantir a qualidade da construção.
Como também pode trazer instruções importantes sobre o armazenamento e a movimentação dos materiais, a FVM preenchida corretamente é um instrumento para garantir o melhor desempenho e diminuir as perdas dos insumos nos canteiros.
Mas é muito importante que ficha de verificação de material seja muito bem arquivada. Isso porque suas informações ajudam a retroalimentar o sistema de qualidade da construtora e a compor o arquivo da qualidade da obra, permitindo o rastreamento de algum produto caso seja necessário.
Como preencher corretamente?
Embora seja uma ferramenta de gestão essencial, alguns cuidados são essenciais na hora de preencher a FVM.
Confira cinco dicas para facilitar esse procedimento:
1. Preencha a FVM no ato da entrega do material
Essa tarefa jamais deverá ser postergada. A FVM deve ser preenchida no momento da entrega dos insumos e sempre pelo profissional responsável.
Essa é a única maneira de garantir a qualidade e a conformidade dos materiais que serão usados na obra, evitando perdas e custos extras que podem onerar o caixa das empresas.
2. Dê maior atenção aos insumos mais complexos
Cada material possui uma forma de verificação. Por isso, é importante treinar os responsáveis pelo recebimento para avaliar condições específicas de cada insumo.
O ideal é ter no canteiro pequenas amostras dos materiais para comparação. Nenhum material deve ser liberado sem que tenha atendido a todos os itens de verificação.
A FVM de produtos com validade mais curta, como cimento, ou com pouca tolerância com relação às medidas, como os blocos de concreto, deve ser preenchida de maneira mais cuidadosa.
3. Seja prático e objetivo
Cada construtora pode adotar o modelo de FVM que preferir, mas é bastante indicado que o documento seja prático, de fácil entendimento e preenchimento.
Todas as informações devem ser colocadas de modo claro e objetivo, abordando as características consideradas importantes para o uso e desempenho do material durante e depois da entrega da obra.
4. Digitalize a FVM
Para facilitar esse processo, a gestão da obra pode usar ferramentas tecnológicas para digitalizar esse documento.
Ao eliminar os procedimentos manuais e feitos em papel, é possível reduzir os riscos de perda de informações, seja pelo extravio de formulários em papel, seja por falhas durante o processo de digitação dos dados.
O preenchimento da FVM via smartphone ou tablet permite um ganho de produtividade e maior agilidade na consolidação dos dados em indicadores, gráficos e relatórios para suportar a tomada de decisão.
5. Arquive a FVM em um local de fácil acesso
Após preenchida, a FVM deverá ser arquivada em um local de fácil acesso. Geralmente, esse documento fica no almoxarifado ou no escritório da obra.
A digitalização é uma ótima opção para facilitar o resgate das informações contidas nela, além de garantir a sua conservação.
Estrutura da ficha de verificação de material
A FVM é dividia em três partes:
Cabeçalho
Esse espaço é reservado para informações gerais como identificação da obra, número da FVM, nome do funcionário responsável pelo recebimento, data de entrega, número da nota fiscal e quantidade total recebida.
Corpo
Nesse campo, todos os itens recebidos em obras serão descritos com o máximo de detalhe possível.
Aqui, devem ser listados os itens a serem checados, considerando o aspecto geral do material, suas dimensões, especificações técnicas e os ensaios realizados, entre outras especificidades. Todos os resultados obtidos e o atendimento aos critérios de aceitação são anotados nesse espaço.
É preciso muita atenção ao preencher esse campo. O nível de detalhamento deve ser maior no corpo da FVM, porém é fundamental ser bastante claro e objetivo, evitando que haja qualquer brecha para erros de interpretação.
Os itens que serão avaliados variam de acordo com cada material. Mas todos exigem que as quantidades sejam anotadas.
E o que fazer em caso de não conformidade? Qualquer problema identificado deve ser descrito no campo de observações, bem como as ações corretivas que devem ser adotadas para solucionar o problema.
Informe o pessoal administrativo da obra, o mestre ou o residente sobre a situação encontrada. O material poderá ser total ou parcialmente recusado. Ou ainda ser aceito com restrições.
Rodapé
Como é padrão em qualquer tipo de documento, esse espaço é reservado para colher as assinaturas do responsável pelo recebimento do material e do engenheiro da obra.
Também é possível inserir um campo para avaliar a entrega, com detalhes como atendimento, prazo e qualidade da entrega.
No rodapé, também podem ser inseridas instruções sobre como armazenar e movimentar o material dentro do canteiro.
Como digitalizar as fichas de verificação de materiais?
A digitalização dos canteiros de obras vem se intensificando ao longo dos últimos anos. As vantagens disso são enormes para as construtoras e incorporadoras: com as ferramentas digitais corretas, é possível otimizar todos os processos, reduzindo erros, desperdícios e atrasos na obra.
Não é à toa que as empresas de ponta usam softwares de gestão de obra para atingir esses objetivos. Quase tudo pode ser digitalizado, inclusive os processos de conferência dos materiais. A plataforma digital Construpoint, da Construmarket, software que facilita a organização de atividades e o controle de qualidade do canteiro, garantindo maior eficiência para o desenvolvimento do projeto de construção, permite facilitar e otimizar bastante essa etapa.
FVMs digitais
A ferramenta Construpoint oferece fichas de verificação de material digitais que permitem criar procedimentos e verificações com os critérios para aceitação de cada tipo de material. Tudo isso pode ser feito através de tablets ou celulares, mesmo que não haja internet na obra.
Com essa função, o responsável pelo almoxarifado pode facilmente consultar procedimentos, inspecionar os materiais, registrar as qualidades recebidas, fotografar a nota fiscal e anexar laudos ou ensaios.
E mais: quando alguma não conformidade for identificada, ele pode acrescentar fotos, vídeos e comentários na ferramenta, além de apontar recomendações para a solução do problema. Tudo isso agiliza o procedimento de conferência e a consulta das informações.
Conclusão
A ficha de verificação de material, também conhecida como FVM, é um documento essencial para garantir a boa gestão das obras.
Além de garantir o atendimento às exigências de conformidade de cada insumo utilizado na construção, essa ferramenta compõe um arquivo da qualidade da obra e permite rastrear qualquer desvio ou falha por uso de materiais não conformes.
Para facilitar o processo de preenchimento das FVM, você pode usar essa função no software de gestão de obra Construpoint, da Construmarket.
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