Administrar contratos com empreiteiros e verificar se os serviços contratados foram executados corretamente é um dos maiores desafios para quem gerencia a obra.
Durante essas etapas, muitas empresas acabam pagando por serviços mal-acabados ou não realizados, descuido que pode impactar o orçamento final da obra.
Mas com o uso combinado das plataformas digitais Construpoint e Sienge é possível evitar que isso ocorra.
Confira como!
O que é e como funciona o Sienge para o cliente?
O Sienge é um sistema de gestão, ou ERP (Enterprise Resource Planning), desenvolvido pela Softplan para atender a indústria da construção civil.
Esse software permite gerenciar e integrar todas as áreas de uma empresa, além de automatizar, simplificar e fazer o acompanhamento detalhado e minucioso de cada obra cadastrada em seu sistema.
Por se tratar de um sistema integrado, esse ERP acompanha todas as necessidades de gestão das empresas do setor, com informações rápida e unificadas, otimizando o tempo e os custos durante os processos de gerenciamento da obra. A administração dos contratos, medições e pagamentos aos contratados também são lançados pelo Sienge.
“Com todos os itens lançados, o contrato vai para a obra. A obra pode acessá-lo e observar, a partir dos descritivos, o que cada contratante deve entregar. A depender do tipo de serviço, as empresas lançam informações sobre o que deve ser entregue por pavimento ou por metro quadrado, por exemplo”, explica Ralph Montelo, diretor de produtos de projetos e obras da Construmarket.
Mas quais são os maiores gargalos das construtoras junto aos seus fornecedores?
A verificação dos serviços prestados pelos fornecedores é uma etapa fundamental, sobretudo para as construtoras certificadas, que devem inspecioná-los para realizar as devidas documentações, conhecidas como fichas de verificação de serviços (FVS).
Cabe a um funcionário conferir e documentar cada serviço, garantindo que o que foi entregue esteja em conformidade com as normas ou os procedimentos específicos.
Montelo lembra, no entanto, que hoje não existe no mercado nenhuma ferramenta que faça a amarração entre a contratação, a ordem de execução e a conferência dos serviços através das FVS da forma como faz o Construpoint.
“Um dos maiores gargalos do setor é conseguir saber aquilo que foi feito ou não e se está em conformidade com o nível de qualidade exigido. As empresas acabam perdendo muito dinheiro na etapa de conferência dos serviços, sobretudo com os fornecedores menores”, conta.
“Há muita coisa acontecendo ao mesmo tempo dentro da obra e, às vezes, as construtoras liberam o pagamento de serviços que não foram totalmente executados conforme o previsto. Ao final da obra, o contratante pode estar devendo muita coisa e a construtora, sem saldo a pagar neste contrato. Com o serviço já pago, as empresas acabam amargando o prejuízo ou lançando aditivos nos contratos, aumentado seus custos”, completa.
Uma das maneiras de evitar que isso ocorra é através da chamada retenção técnica. Normalmente, o padrão de mercado é reter em torno de 5% do valor total do contrato, que só será pago ao final. Esse saldo é revisado, descontado, se for o caso, ou então liquidado.
“Mas muitas vezes o valor do prejuízo e do retrabalho é superior ao saldo retido. Quando o trabalho é malfeito e tem de ser refeito, não tem muito o que fazer”, observa o diretor.
Como a integração Sienge e Construpoint pode evitar perdas financeiras para as construtoras e incorporadoras?
Para garantir a saúde financeira das empresas, é essencial evitar que esse tipo de problema ocorra.
É aqui que entra a integração entre o Sienge e o Construpoint, uma ferramenta digital que integra os times de planejamento, de qualidade e de engenharia das obras em uma única plataforma e atua ativamente em um dos maiores gargalos da obra: a verificação da entrega e da qualidade dos serviços contratados junto aos fornecedores.
Mas como os dois sistemas podem ser integrados?
As plataformas Sienge e Construpoint podem ser sincronizadas para permitir que o usuário acesse todos os contratos cadastrados no primeiro sem que haja a necessidade de usar planilhas ou fazer recadastramento de informações.
Vale lembrar que toda a parte de controle da entrega do serviço do empreiteiro acontece no Construpoint. Quando aprovado, o sistema envia para o Sienge o resultado das medições, indicando se há ou não pendências no serviço. Uma trilha de auditoria (com fotos, data, hora da conferência e informações sobre quem a realizou) é criada pela plataforma.
Os itens reprovados, não aceitos ou ainda não finalizados podem ser facilmente visualizados e resolvidos pelos gestores da obra, permitindo que os pagamentos sejam gerenciados de forma mais eficiente.
“O Construpoint devolve para o Sienge todas essas informações, identificando tudo aquilo que pode ser pago. O Sienge registra o que foi pago e nos notifica para mandarmos essa medição no status de ‘paga’, gerando um histórico que pode ser acessado em caso de dúvidas ou de problemas com empreiteiros. Assim, é possível minimizar problemas com os pagamentos e até mesmo evitar a judicialização dessas questões”, explica Montelo.
Com esse recurso, é possível criar uma regra para não deixar a medição avançar enquanto o serviço não tiver sido feito e avaliado pelo time da qualidade. “Podemos usar a FVS como um ticket para pagar o contratado”, explica.
Sem concorrentes
Enquanto o Sienge é um ERP que atua horizontalmente em várias áreas de gestão, o Construpoint pode ser considerado como uma ferramenta vertical, ou seja, atua com profundidade em algumas áreas das empresas.
“Nossa vocação é o campo. Vamos nos detalhes de algumas operações. No final, os dois sistemas acabam se complementando como linhas verticais e horizontais, por isso as interações são muito bem-vindas”, explica Montelo, lembrando que não existe no mercado nenhuma solução concorrente que faz a integração com o Sienge tal qual a Construmarket propõe.
“Atuamos de forma cirúrgica em um problema conhecido das construtoras, que são os contratos, as conferências e as medições. Essa integração feita e validada com o cliente será um sucesso”, acredita o diretor.
Conclusão
A tecnologia é uma forte aliada na administração e no gerenciamento das obras. Com o uso combinado do Sienge e do Construpoint é possível evitar um dos maiores gargalos da construção civil: garantir que aquilo que foi contratado de fato foi entregue. Apostar nessa interação entre os sistemas é a solução ideal para evitar perdas financeiras que podem comprometer o lucro das empresas.
TEXTO: Gisele Cichinelli
COLABORAÇÃO TÉCNICA:
Ralph Montelo – diretor de produtos de projetos e obras da Construmarket